Um „Future Work“ sollte es beim zweiten Innovationszirkel des InnoSÜD-Teilprojektes CITIS – Cooperative IT Innovation Space der Hochschule Neu-Ulm gehen: Um die Frage, wie die Arbeit in Unternehmen zeitlich und örtlich flexibel organisiert und koordiniert werden kann. Dann kam Corona, und das Team aus Mitarbeiter*innen regionaler Firmen musste den gesamten Ideenfindungsprozess virtuell aus dem Home Office durchlaufen, anstatt sich zu intensiven Kreativ-Workshops im Innovation Space der Hochschule zu treffen. Einen Vorteil hatte die Umstellung: Die Erkenntnisse flossen direkt in die Lösungsskizzen ein, die das Team in dem viermonatigen Prozess am Beispiel der Firma Adlon entwickelte.
Wo, wann und wie wird gearbeitet? Was in den meisten Unternehmen lange Zeit einfach zu beantworten war, darauf gibt es inzwischen immer mehr unterschiedliche Antworten. Zunehmend müssen Abläufe und Kommunikationsstrukturen in Unternehmen so umgestellt werden, dass Mitarbeiter*innen aus dem Home Office oder von unterwegs arbeiten und mit den Kolleg*innen in Kontakt bleiben können. Mit dieser Herausforderung beschäftigten sich Mitarbeiter*innen aus sieben Unternehmen aus der Region in einem viermonatigen Innovationszirkel.
Dazu suchte sich das Team einen konkreten Fall aus dem Kreis der beteiligten Unternehmen: Die Einführung einer Softwarelösung für die Ressourcenplanung, das sogenannte Enterprise Resource Planning, beim Ulmer IT-Dienstleister Adlon. Mithilfe von typischen Nutzerpersönlichkeiten und Befragungen von Mitarbeitenden im Unternehmen identifizierte das Team sogenannte Pain Points, also Punkte, an denen Nutzer*innen wiederholt auf Schwierigkeiten stoßen.
Als ein solcher Punkt, der aktuell immer relevanter wird, erwies sich die Durchführung hybrider Meetings, bei denen Teilnehmer*innen zum Teil physisch vor Ort sind, zum Teil virtuell teilnehmen. Dafür entwickelte das Team verschiedene Lösungsskizzen, die in einem letzten Schritt in einen konkreten Anwendungsfall umgesetzt werden sollten. Aus Zeitgründen konnte dieser Anwendungsfall nicht mehr entwickelt werden – denn, das zeigte der unfreiwillige Selbstversuch, die kreative Arbeit in virtuellen Meetings war für die Teilnehmenden und Organisator*innen aufwändiger als die geplanten physischen Workshops.
Dennoch gewannen die Teilnehmer*innen wertvolle Erkenntnisse über die Umstellung von Arbeitsprozessen und –strukturen, so Projektmanagerin Anna Gaab: „Ein zentrales Problem ist zum Beispiel die Informationsflut, die durch den Einsatz neuer und vielzähliger digitaler Tools über die Mitarbeiter*innen hereinbricht. Informationen werden nicht mehr nur in Besprechungen, Telefonaten und E-Mails geteilt, sondern zusätzlich per Chat oder Dateisharing. Hier gilt es den Überblick zu behalten.“
Erschwerend komme hinzu, dass Mitarbeitende oft unterschiedlich geübt im Umgang mit den neuen Anwendungen seien. Neben solchen technischen Problemen sei es aber auch eine Frage der Firmenkultur, ob die flexible Arbeitsorganisation gelingt: So müssten Mitarbeitende ermutigt werden, sich selbst einzubringen, den Prozess voranzutreiben und Angebote anzunehmen oder sogar selbst einzubringen. Dazu zählten zum Beispiel auch Angebote für soziale Begegnungen wie virtuelle Treffen zu Frühstück, Mittags- oder Kaffeepause oder zum Feierabendbier, die unter anderem bei der Firma Adlon zum Einsatz kommen.
Am 23. Juli wurden die Ergebnisse aus den Workshops Vertreter*innen der beteiligten Firmen bei einer Abschlusspräsentation vorgestellt. Ein weiteres Treffen im Herbst ist angedacht, an dem sich das Team vertiefend mit der Entwicklung eines Anwendungsfalls von hybriden Meetings beschäftigt.
Im vorangegangenen Innovationszyklus im Wintersemester 2018/2019 hatte das Teilprojekt unter Leitung von Teilprojektleiter Prof. Dr. Thomas Bayer und Projektmanagerin Anna Gaab bereits mit einem interdisziplinären Team einen prototypischen Anwendungsfall für den Einsatz von Augmented Reality in der Montage entwickelt. Als Beispielunternehmen diente dabei die Kässbohrer Geländefahrzeug AG in Laupheim. Impressionen aus dem 1. Innovationszirkel finden Sie in diesem Video: https://www.youtube.com/watch?v=bX2WFt2RHlI Weitere Innovationszirkel sollen folgen.
Weiterführende Links:
CITIS Projektwebsite: https://www.hnu.de/forschung/institute-kompetenzzentren/institut-fuer-dienstleistungsmanagement-cross/cooperative-it-innovation-space?no_cache=1#c1023639
Ansprechperson:
Anna Gaab
Wissenschaftliche Mitarbeiterin für das Gebiet „innovative digitale Konzepte“
Hochschule Neu-Ulm
Tel. 0731/9762-1529; Anna.Gaab@hnu.de
Text: Dorothee Barsch, InnoSÜD-Wissenschaftskommunikation